Ordem de serviço de manutenção: 7 campos a serem preenchidos

  • Manutenção

A ordem de serviço de manutenção (OS) é um documento físico ou digital que tem como principal função descrever todos os serviços necessários e documentar os que foram prestados. Dessa forma, o documento funciona como um verdadeiro guia para alinhar os funcionários e manter os gestores informados sobre tudo o que acontece na empresa. É de suma importância a companhia ter atenção redobrada sobre este assunto.

Com isso em mente, preparamos este conteúdo e detalharemos sobre qual a finalidade da OS e os principais campos que não devem ser negligenciados. Continue a leitura e entenda, agora mesmo, o que não pode faltar neste documento!


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Ordem de serviço de manutenção: entenda!

A ordem de serviço de manutenção é essencial para especificar o que é realizado na empresa. Assim, todos os detalhes devem ser incluídos nela, até mesmo em casos de manutenções preventivas e vistorias. Em síntese, isso proporcionará uma visão abrangente de tudo o que precisa ser visto.

Com uma OS bem-feita, a empresa será capaz de organizar as demandas eficientemente e ela pode oficializar atividades como limpeza, instalações e adaptações de equipamentos, manutenção de maquinários, segurança do trabalho e demais ações pertinentes e passíveis de auditoria. Inclusive, pode ser criada a partir de uma determinação de contrato ou pelo cliente e é obrigatória em qualquer prestação de serviços.

Em suma, as principais vantagens da ordem de serviço manutenção são:

  • melhorar a comunicação interna;
  • mobilizar a equipe de forma eficiente;
  • determinar o planejamento do material e mão de obra necessários.

Sem a OS, a empresa acaba operando sem organização e a comunicação de detalhes são passadas informalmente, assim, muitas informações são despercebidas. Para entender melhor, em caso de a manutenção ser contratada, ou seja, oferecida por terceiros, este documento funciona da seguinte maneira:

  • expede-se uma solicitação de demanda completa e descritiva;
  • estima-se e planeja-se custos e tempo;
  • é feita a negociação com os cálculos do serviço a serem prestados e seus detalhes;
  • com a negociação finalizada, será feita a OS para organizar internamente a demanda a ser executada.

Ao todo, são 7 os principais campos que a OS necessita ter para ser maior eficiência. Sendo eles:

7 campos que a OS precisa ter

Fundamentalmente, uma ordem de serviço de manutenção precisa ser clara e bem organizada. Dessa forma, preparamos quais os principais campos para preenchimento para que você adote na sua checklist. Confira!

1. Dados do prestador

Para qualquer OS, será indispensável o nome do solicitante ou do funcionário que prestará o serviço. Assim, você terá em mãos detalhes do que será realizado, conforme o contrato. Para essa questão, não é recomendado que seja fornecido o telefone do técnico, mas da central da empresa.

Isso evita possíveis situações como assédio ao funcionário. Além disso, com o telefone da empresa, outro profissional poderá ser contatado para atender à urgência.

2. Dados de emissão

Além das informações do prestador, outro detalhe que não deve passar despercebido são as informações de data e hora do serviço prestado. Isso proporcionará que a atividade seja executada da melhor maneira possível, além de trazer planejamento sobre a questão das visitas. Isso porque as manutenções são periódicas e estes dados garantem programação previsível e eficiente.

3. Valores e custos

Esse é o principal ponto da ordem de serviço de manutenção. É crucial detalhar todos os gastos do serviço prestado, desde as peças, mão de obra e imprevistos ocorridos nas situações em que há gastos acima do orçamento. Esse detalhe é importante para organização financeira, principalmente nos serviços de manutenção preventiva.

4. Número da OS

O número da OS serve para controlar a quantidade de serviços realizados e identificá-los na empresa. Portanto, sempre numere qual é a OS a ser feita, juntamente com a data e horário para melhor logística das demandas.

5. Descrição do serviço

O ponto mais importante da ordem de serviço de manutenção. É aqui que você deve descrever todas as atividades com detalhamento de dados. Objetivamente falando, a organização pode seguir dessa forma:

  • tipo de serviço;
  • horário de chegada dos técnicos (check-in);
  • horário de saída (checkout);
  • peças e ferramentas utilizadas;
  • checklist das instalações e manutenções;
  • observações do técnico responsável.

Todos os dados informados devem ser simples e diretos. Inclusive, além dessas informações, itens específicos podem ser abordados, como o Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC), os quais são essenciais no ramo de climatização e refrigeração.

6. Dados dos materiais utilizados

Sobretudo nas questões das manutenções preditiva, preventiva e corretiva, ter os dados das peças usadas promoverá maior gestão no estoque e organização de demandas futuras. Dessa forma, você tem em mente o que está trazendo maiores gastos à sua empresa, viabilidade dos equipamentos e determinará o momento certo de comprar um novo implemento para substituição.

7. Campo para observações

Embora pareça apenas mais um detalhe, ter o campo para observações faz toda a diferença na hora de tomada de decisão futura. Isso evita repetição de parâmetros, pois já foram advertidos neste tópico. Além disso, traz aprimoramento de manutenções e serviços futuros mais precisos.

Considerações importantes na emissão da OS

Como já sabemos, a ordem de serviço de manutenção refere-se às manutenções de equipamentos como maquinários em campo ou implementos industriais, visando questões de reparos, substituições, revisões, inspeções e instalações. O documento também é aplicado em situações emergenciais, como paradas não programadas.

Em suma, a OS de manutenção é dividida em 4 subcategorias que são:

  • ordem de reparo emergencial;
  • ordem de instalação;
  • ordem de inspeção de propriedade;
  • ordem de inspeção de segurança.

Esse é o ponto chave que deve ser levado em consideração na emissão da OS. Afinal, o segredo para este documento ser eficiente é o planejamento detalhado em cada categoria referente.

Conhecer como aplicar a ordem de serviço de manutenção na sua empresa promoverá maior fluidez e controle dos gastos, reparos e problemáticas que interferem diretamente nas operações e produtividade da empresa. Portanto, adotar os conhecimentos abordados aqui fará toda a diferença na eficácia.

O conteúdo foi útil para entender detalhes sobre este tema tão importante para a gestão e acompanhamento sadio da manutenção nas empresas? Então, para mais assuntos desse universo, nos acompanhe nas redes sociais! Estamos no LinkedIn, Facebook, Instagram e no YouTube!