Como medir e garantir a eficiência operacional do negócio?

  • Gestão

A sua empresa trabalha com foco na eficiência operacional, ou de forma orgânica? Vocês sabem exatamente o que é eficiência operacional? Se não, talvez estejam perdendo receita e deixando de bater metas. A eficiência operacional é um conceito que tem ligação direta com a melhoria contínua dos processos, possibilitando que a empresa produza mais, com menos — sem perder qualidade.

Ao contrário do que muitos possam pensar, a busca pela eficiência operacional não deve ser uma medida corretiva, implementada apenas quando a empresa estiver com os números baixos. Pelo contrário, mesmo que a empresa esteja atingindo as metas, os gestores devem buscar soluções para que os processos sejam ainda mais otimizados e o processo de melhoria contínua se torne natural.

Neste post, vamos entender melhor o que é eficiência operacional, como medi-la e dar os primeiros passos para a sua implementação. Confira!

O que é eficiência operacional?

Podemos definir a eficiência operacional como uma métrica que busca a otimização de todos os processos que uma empresa produz e da atuação de sua equipe.

Diferentemente dos indicadores utilizados de forma tradicional pelas empresas, a eficiência operacional não tem como objetivo principal o alcance de metas. O foco é a simplificação das operações para que as empresas consigam oferecer os melhores serviços, com preços competitivos, ao mesmo tempo em que reduz custos e despesas desnecessárias.

A busca de eficiência operacional não é uma iniciativa isolada e única, o gestor deverá buscar a automação de processos paralelamente a ações para otimizar o trabalho da equipe, as finanças e a tecnologia. Tudo isso de forma coordenada, sem que a empresa perca qualidade.

Quais os principais exemplos de eficiência operacional?

Bem, já entendemos que a eficiência operacional tem como foco a entrega de produtos de maior qualidade aos clientes, com a empresa gastando menos e produzindo mais. Isso exige a obtenção do máximo valor dos recursos, com uma redução significativa dos desperdícios.

Nas empresas de manufatura, por exemplo, a busca por uma produção eficiente é de extrema importância. Para isso, os gestores devem sempre buscar a eficiência dos equipamentos e processos, para que a empresa atinja um bom nível de produção de produtos de qualidade, com tempo e dinheiro investidos pela corporação.

A grande questão é: se a empresa de manufatura bate as suas metas, onde mais o gestor pode ajustar para aumentar a produtividade? Existem algumas variáveis, por exemplo:

  • verifique se existe algum profissional subutilizado;
  • analise se esse profissional está na equipe certa;
  • verifique se ele está em um projeto que tem a ver com o próprio perfil.

A simples mudança de um profissional de um posto para o outro pode desencadear um aumento de produtividade e a redução de custo que a zona de conforto dos bons resultados pode impedir você de constatar.

Quer outro exemplo? Mesmo que a empresa esteja com resultados dentro do esperado, pode ter pontos de ociosidade que costumam comprometer a melhoria dos seus resultados.

A empresa pode estar com profissionais parados por constantes problemas em máquinas ou por um processo paralisado. O excesso de burocracias internas também pode fazer com que a equipe sempre precise esperar a assinatura de documentos para começar a trabalhar. Cada minuto esperado, quando somados, a longo prazo, pode custar tempo e dinheiro.

Qual a importância da eficiência operacional?

Agora que já entendemos o conceito de eficiência operacional e sabemos que ela contribui para redução de desperdícios e aumento da produtividade, vamos entender a importância dessa medida para as empresas.

Quando o gestor implementa a eficiência operacional em sua companhia, passa a ter uma visão mais ampla do próprio negócio. Além disso, esse processo pode ser o limite entre o lucro e o prejuízo.

Quando os processos de uma organização acontecem de forma correta, ela funciona de maneira precisa, como um relógio. Porém, o contrário disso representaria um aumento de despesas evitáveis, produtividade abaixo do potencial e queda na qualidade de produtos e serviços — o que resulta em resultados abaixo do esperado para o investimento.

Em suma, a instituição que investe na eficiência operacional consegue identificar os problemas antes que eles se tornem uma “bola de neve”, além de aumentar os resultados com o melhor custo-benefício.

Como calcular o índice de eficiência operacional?

Apesar de falarmos em cálculo, ninguém precisa ser um gênio da matemática para calcular o índice de eficiência operacional. Para isso, o gestor precisará apenas saber o custo das entradas e o retorno das saídas.

Mas o que são entradas e saídas? Veja abaixo:

  • entradas — representam os custos, tempo gasto, trabalho aplicado e os colaboradores envolvidos nos processos;
  • saídas — são os produtos e serviços que a empresa oferece.

A eficiência operacional acontece quando a empresa investe nas entradas e consegue um retorno com os produtos ou serviços maior do que os investimentos que foram realizados. Por isso, podemos definir que a eficiência operacional garante que os seus investimentos produzirão um retorno sustentável, ou seja, quando a empresa atinge a máxima eficiência, consegue atingir o retorno nos seus investimentos.

Como atingir eficiência operacional?

Para atingir a eficiência operacional, a primeira coisa que o gestor deverá fazer é mapear todos os seus processos e atividade dos colaboradores, para saber se geram lucro, entregam produtos de qualidade e estão empenhados na redução de desperdícios.

Ao fazer o mapeamento e identificar os pontos de atenção, a empresa poderá adotar as seguintes medidas:

  • engajar a sua equipe — para atingir a eficiência operacional, é necessário que os colaboradores “vistam a camisa da empresa”;
  • negociar com os fornecedores — a boa negociação com os fornecedores pode fazer com que a empresa gaste menos e receba melhores produtos;
  • manter os equipamentos funcionais — a atualização dos equipamentos, por troca ou manutenção preventiva, mantém a produtividade contínua da empresa;
  • verificar a atuação dos colaboradores — colocar os colaboradores nas funções certas pode fazer com que a empresa ganhe em desempenho, sem elevar o custo;
  • adotar a cultura data driven — o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado; por isso, para alcançar a eficiência operacional, é necessário utilizar os dados como fonte de tomada de decisão.

Como vimos, uma empresa que investe na garantia da eficiência operacional, consegue extrair o máximo de seus equipamentos e de sua equipe, sem elevar os gastos — na verdade, é possível, até, reduzir custos, apenas com movimentações estratégicas.

Uma das formas de atingir a eficiência operacional é escolhendo bons fornecedores e atualizando equipamentos. A Armac pode ser esse parceiro que vai elevar a sua produtividade, pois contamos com uma equipe pronta para atender as demandas de sua empresa, com equipamentos modernos e confiáveis, para garantir que seu trabalho nunca pare.

Gostou do post? Quer saber como aumentar a eficiência operacional de seus negócios com os melhores equipamentos? Entre em contato conosco e descubra como.