Realizar o gestão de frotas da organização é uma tarefa que exige muita responsabilidade dos gestores, pois uma tomada de decisões sem base nos parâmetros corretos abre margem para uma série de problemas, como gastos desnecessários com combustível e manutenção, além de comprometer a qualidade dos serviços e o cumprimento dos prazos de entrega.
Por isso, preparamos este post para que você conheça os 5 aspectos que envolvem uma gestão de frotas de sucesso. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
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O que é gestão de frotas?
A ideia por trás da gestão de frotas está ligada ao conjunto de ferramentas e medidas aplicadas para realizar o controle de dados e ativos relacionados à frota, abrangendo desde os processos de aquisição de veículos até a disposição deles.
Por intermédio dessa estratégia, as empresas conseguem reduzir custos e aumentar a produtividade, pois as ações envolvidas na análise e gestão de frota, contribuem para a melhoria da eficiência e o cumprimento dos prazos de entrega, garantindo a conformidade em cada etapa da operação.
O fato é que gerenciar uma frota de veículos comerciais — como é o caso da Armac e suas máquinas pesadas — é uma tarefa desafiadora na melhor das hipóteses, principalmente se somarmos isso aos fatores externos que o gestor desse departamento enfrenta.
Sendo assim, a solução mais viável para lidar com os todos os desafios que essa gestão reserva, tanto do ponto de vista financeiro quanto em relação às questões cotidianas operacionais, é a adoção de um bom software de gerenciamento integrado. Essa ferramenta desempenhará um papel crucial na coordenação de processos do sistema de controle de frota.
Como fazer uma gestão de frotas mais eficiente?
1. Conheça a frota e gastos com manutenção e combustível
Para garantir uma boa gestão de frota, é preciso começar pelo gerenciamento do inventário de ativos da empresa, ou seja, conhecer todos os veículos e seus devidos gastos periódicos com manutenção e combustível. É importante listar quais veículos compõem a frota e seus respectivos dados, como:
- modelo;
- ano;
- quilometragem rodada;
- potência do motor;
- custos com reparos e consumo.
Assim, o gestor não somente saberá quais veículos pertencem à frota, como também terá as informações necessárias para traçar e detectar oportunidades. Por exemplo, se um modelo mais antigo e com motor menos robusto tem consumido mais combustível do que um modelo novo, pode ser a hora de trocá-lo para economizar.
2. Mantenha a manutenção preventiva atualizada
Controlar a quilometragem dos ativos da frota é fundamental, pois, dessa forma, os gestores têm acesso a informações para determinar as melhores datas para que as revisões sejam feitas. Já, a revisão, por sua vez, é um dos pontos indispensáveis da gestão de frota, pois adiar a sua data é uma atitude que costuma gerar despesas maiores no futuro.
Isso acontece devido ao fato de cada peça do veículo ter um tempo de vida útil estabelecido. Reparar ou substituir os itens no tempo correto garante a segurança do equipamento e impede que serviços de manutenção mais complexos tenham de ser feitos, o que também evita que o equipamento fique parado por muitos dias.
3. Faça a previsão de despesas
Manter os dados de cada veículo atualizados também contribui positivamente, pois permite que seja criado um controle mais eficiente, garantindo a previsão de despesas eventuais e a provisão de custos regulares, como manutenções e combustível.
Isso se deve ao fato de que o gerenciamento de informações relacionadas aos custos provisionados colabora com a organização do caixa, além do fato de que revisões realizadas dentro do período correto também ajudam a economizar recursos.
4. Monitore e gerencie rotas
Primeiramente, porque ao conhecer a rota de seus veículos é possível mensurar a eficiência do serviço. Por exemplo, um percurso que inclua mais locais de entrega é positivo para todos, visto que os carros englobarão mais serviços por quilometro rodado e os clientes esperarão menos tempo pelo atendimento.
Outro ponto importante se deve ao fato de que, dessa forma, é possível agilizar atendimentos inesperados ou emergenciais, já que ao ter acesso à rota em tempo real, pode-se incluir um consumidor no trajeto, caso seja oportuno ou necessário. Dependendo do tipo de material transportado, pode haver exigências específicas para que o produto seja conduzido em segurança.
Além do mais, o monitoramento de rota é importante por motivos de segurança. Afinal, entender a rota permite que caminhos mais arriscados sejam evitados e, em caso de acidente, ao saber onde o veículo está, é possível agilizar o atendimento.
5. Utilize um bom sistema de gestão
Por fim, mas não menos importante, a implementação de um bom software de gerenciamento pode contribuir significativamente, como mencionamos anteriormente.
Esse tipo de ferramenta permite que todas as etapas do processo sejam integradas em um único ambiente virtual e automatizado. Um sistema de gestão é capaz de mensurar e calcular melhores rotas, fornecer dados de localização e consumo em tempo real, por exemplo, de modo que nenhum colaborador humano seria capaz.
Além disso, o software cuida das questões relativas à manutenção, mantendo os gestores informados a respeito das datas para troca de peças, além de analisar o modo como cada motorista conduz o veículo.
Além dessas questões, um software para a gestão de frotas completa deve oferecer recursos como:
- controle de gastos;
- telemetria;
- controle de manutenção;
- roteirização.
Como você pôde conferir neste conteúdo, o controle de frota abrange a uma série de questões importantes sobre a gestão de veículos e entregas da empresa, como o conhecimento a respeito dos sobre cada veículo e equipamento que integra o inventário de ativos da empresa, assim como as informações relativos ao consumo e às despesas com manutenção.
Além do mais, mostramos como o uso de tecnologias adequadas para gestão podem trazer benefícios inestimáveis para esse departamento, pois oferece recursos para monitorar a frota em tempo real, além de analisar o desempenho e até mesmo “prever” possíveis cenários durante a execução do trajeto.
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