Custos são despesas que uma empresa tem para manter suas atividades. Eles podem ser fixos, como o aluguel da sede, ou variáveis, como a compra de matéria-prima. Por isso, é essencial manter o controle dos custos da empresa para que ela possa se manter estável e crescer.
No entanto, controlar esses valores por meio de uma planilha aberta de custos não é uma tarefa fácil. Isso porque os custos podem variar muito de um mês para o outro e é preciso estar sempre atento a essas variações. Além disso, à medida que a empresa cresce, os custos tendem a aumentar também.
‘Neste artigo, vamos abordar a importância de controlar os custos da empresa e como isso pode ser uma tarefa difícil no dia a dia.
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O que é uma planilha aberta de custos?
De forma objetiva, as planilhas de custos são documentos que detalham todos os custos diretos e indiretos envolvidos em um projeto pontual ou cotidiano de uma empresa.
Além disso, servem como ferramentas de análise e monitoramento dos investimentos e orçamentos, permitindo que a organização tome decisões mais eficientes sobre seus recursos no presente e futuro.
Nelas, podem e devem ser incluídas informações sobre materiais, mão-de-obra, equipamentos, serviços, salários, bônus e outros. Elas também podem fornecer uma visão geral dos gastos por período, permitindo que as empresas identifiquem tendências nos custos e façam ajustes em seus orçamentos.
Como fazer uma planilha aberta de custos da melhor forma?
Para controlar seus gastos e economizar, uma planilha de custos cumpre papel indispensável. Antes de mais nada, você precisa identificar todas as suas despesas fixas e variáveis.
- As fixas são aquelas que não variam muito de mês para mês, como aluguel, condomínio, luz e água;
- Já as variáveis são as que oscilam, como gasolina, alimentação e compras no geral.
Com todas as suas despesas anotadas, basta abrir uma planilha no Excel ou Google Sheets e inserir os valores. Uma dica importante é separar as planilhas por categorias de despesa, assim fica mais fácil visualizar onde está sendo gasto mais dinheiro.
Na primeira coluna da sua planilha, anote:
- todos os itens que compõem sua despesa (aluguel, condomínio, luz etc.);
- na segunda coluna anote o gasto em cada item no mês passado;
- e na terceira coluna anote o total gasto em cada item até o momento.
Dessa forma, você sempre terá um controle atualizado e confiável dos seus gastos.
Para finalizar, lembre-se sempre de analisar a sua planilha de custos para ver onde você pode economizar. Identifique os itens que representam um maior gasto e tente diminuí-los aos poucos. Com um bom controle dos seus gastos você conseguirá tornar o seu negócio cada vez mais rentável e lucrativo.
Como entender o fluxo de gastos?
Muitas pessoas não entendem o conceito de fluxo de caixa e acabam perdendo muito dinheiro. O fluxo de caixa é o movimento do dinheiro dentro da empresa, desde o pagamento das contas até o recebimento dos clientes.
Para entender o fluxo de caixa, você precisa saber quais são os principais elementos que afetam seu negócio. São eles:
- custos fixos – são os custos que não variam muito de um mês para o outro, como aluguel, salários e impostos;
- custos variáveis – são os custos que podem variar muito de um mês para o outro, como materiais e insumos;
- receitas – são as entradas de dinheiro provenientes das vendas dos seus produtos ou serviços.
Para ter um bom controle do fluxo de caixa, você precisa monitorar todos os elementos mencionados acima. Isso significa fazer uma análise detalhada dos gastos e receitas a cada mês.
Somente assim você terá um panorama geral do movimento do dinheiro na sua empresa e poderá tomar decisões para melhorar a situação financeira do negócio.
5 dicas para atingir metas financeiras
Como todos sabemos, não basta ter um objetivo para atingir uma meta fiscal/financeira, é preciso um plano de ação bem estruturado para alcançar o sucesso. Aqui estão algumas dicas para criar uma planilha aberta de custos eficiente que te ajudará a atingir as metas financeiras que você se propôs:
- Anote todos os seus custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que permanecem constantes, independentemente da quantidade de produtos ou serviços que você vende, como aluguel, luz, água, telefone e outras despesas operacionais mensais. Já os custos variáveis são aqueles que mudam de acordo com o volume de vendas, como matéria-prima, mão de obra direta e embalagens;
- Coloque os valores unitários de cada um dos seus produtos ou serviços na planilha. Se você não tiver certeza dos valores exatos, faça uma estimativa baseada em sua experiência ou pesquise online para encontrar os valores médios do mercado;
- Registre as quantidades vendidas para cada produto ou serviço em um determinado período (semanal, quinzenal ou mensal). Você pode usar esses dados para calcular seus custos fixos e variáveis totais no final do período;
- Compare os seus gastos com as suas receitas e veja onde você pode economizar dinheiro. Identifique áreas onde você esteja gastando mais do que o necessário e procure maneiras de reduzir esses custos sem prejudicar a qualidade do seu produto ou serviço;
- Ajuste seus preços de venda conforme necessário para garantir que você esteja obtendo um lucro razoável em cada venda. Lembre-se sempre de considerar todos os seus custos (fixos e variáveis) antes de chegar a um preço final, caso contrário, você pode acabar vendendo seus produtos por menos do que custa para produzi-los!
Na planilha você deve registrar os custos totais de um projeto ou empreendimento. É importante para o controle financeiro e para tomar decisões sobre a alocação de recursos. Ela também pode ser útil para monitorar o progresso do projeto e avaliar se ele está dentro do orçamento previamente estabelecido.
Agora que você entendeu o que é uma planilha aberta de custos, recomendamos um artigo que vai te ajudar a organizar o financeiro do seu negócio. Leia o que são os custos diretos e como se diferenciam dos custos indiretos.