A administração de obras é uma metodologia que aumenta a segurança da operação e ainda faz com que todas as etapas do planejamento sejam cumpridas. De fato, esse tipo de trabalho apresenta maior processualização, e o olhar apurado de um gestor experiente no assunto faz toda a diferença nos resultados e no uso inteligente dos recursos disponíveis.
No entanto, os desafios inerentes à gestão de obras são ainda mais complexos. Por exemplo, quando surgem vários projetos dentro de um só e a equipe precisa se desdobrar nos afazeres. É aí que uma boa gestão se destaca, e existem alguns passos importantes para que tudo aconteça como o esperado.
Para te ajudar com isso, listamos 7 dicas de administração de obras no texto a seguir. Confira!
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1. Faça um planejamento contínuo
Quando em desalinho, a administração de obras se transforma em uma tarefa bastante complexa. Por esse motivo, apostar em um planejamento contínuo é muito importante para gerenciar os riscos e potencializar a previsibilidade do processo.
Ter tudo milimetricamente calculado faz a diferença também na hora de mensurar os resultados e entender se cada etapa do processo corresponde às expectativas. Outro ponto é que um cronograma estratégico evita a falta de recursos e o uso de equipamentos que podem comprometer os prazos e até mesmo a segurança da equipe de modo geral.
Diante disso, tenha como a parte inicial do trabalho o planejamento, para que ele seja a principal referência da obra. Levante quais serão as etapas de realização e as atividades, com foco em datas e o cálculo do tempo em que os insumos devem chegar. Lembre-se de que as máquinas precisam estar prontas e a equipe devidamente capacitada.
2. Conte com um orçamento realista
Depois do planejamento, é muito importante ficar atento ao orçamento. Afinal de contas, não é raro ver obras interrompidas por aí por falta de dinheiro ou de insumos para seguir com o cronograma. Avalie tudo o que é necessário e levante os preços atualizados. Inclua também os quantitativos e as possibilidades de variações no mercado.
Além de aprimorar a gestão, esse tipo de cálculo é indispensável para reduzir riscos e entender ao certo o que esperar do prazo. Sem contar que permite priorizar gastos com questões consideradas mais importantes e tomar melhores decisões conforme as necessidades estratégicas colocadas no planejamento.
3. Busque fornecedores
Trabalhar com fornecedores que não têm o mesmo tipo de compromisso que sua equipe é uma dor de cabeça e tanto, não é mesmo? Para evitar esse tipo de problema que gera atrasos e até frustrações com insumos, busque por fornecedores experientes e que estejam alinhados com o perfil do trabalho realizado.
Além de manter a qualidade, os fornecedores precisam ter um bom custo-benefício para garantir que o controle de orçamento não fique prejudicado. O alinhamento de prazos e entregas com os fornecedores entra na parte do planejamento e funciona como uma espécie de ponto direcionador para iniciar cada etapa.
É preciso ter um plano B contra imprevistos diante de cada serviço oferecido e discutir todas essas possibilidades com os prestadores. Se algo não for entregue no dia certo, por exemplo, é importante saber qual solução a empresa oferecerá diante do problema. Inclua isso em contrato, com o objetivo de evitar atrasos e se resguardar de qualquer falta de compromisso.
4. Viabilize as documentações
A documentação é uma parte decisiva na gestão da administração de obras. Isso porque a parte burocrática costuma levar tempo para ser resolvida e exige organização dos envolvidos. O acompanhamento da papelada facilita que o gestor mantenha os gastos e o calendário sob controle e oriente a equipe sobre o andamento da operação em detalhes.
Ter todas as informações à disposição facilita na hora de criar uma rotina de fiscalização e vistoria. Outro ponto é que, com isso, o gestor consegue visualizar rapidamente o que atrasou, o que precisa ser finalizado e interromper uma falha antes que ela acabe gerando problemas maiores.
5. Organize o cronograma
O cronograma reúne tudo o que está no planejamento e distribui o tempo de cada atividade, sua ordem de realização, quem fica responsável por cada etapa, os recursos usados, os resultados esperados, entre outros. Além disso, ter um cronograma alinhado faz com que tudo aconteça dentro das condições e das normas exigidas pelas especificações técnicas.
Criar um checklist que permita o acompanhamento de obras também é essencial. Tudo deve estar dividido entre categorias para entender o que avançou a cada dia, quais são as dificuldades e como solucioná-las. Entre os principais pontos monitorados no checklist estão os serviços complementares, a disponibilidade e a segurança de máquinas, os revestimentos e os acabamentos.
6. Gerencie as equipes
Um dos principais segredos para uma administração de obras eficiente é entender que o sucesso do processo depende da sincronização das equipes na execução do planejamento. Assim, no gerenciamento da equipe como um todo, pense que os serviços funcionam como um verdadeiro efeito dominó. Assim, qualquer falha, por menor que seja, pode afetar todas as áreas do trabalho.
Esse tipo de fiscalização deve ser feita com a intenção também de reduzir qualquer tipo de risco que possa comprometer a segurança da equipe e da obra. Vale lembrar que até mesmo decisões que parecem boas oportunidades em um primeiro momento podem representar riscos e, por isso, é necessário ver como elas se comportam na prática e trabalhá-las para seguir em alinhamento com o projeto.
7. Melhore a comunicação
Absolutamente tudo o que é orçado, os contratos, as atividades, as notas e os recibos devem ser registrados. Para acessar os dados rapidamente e compartilhá-los em tempo real com sua equipe, uma dica bacana é contar com a ajuda de um software de gestão capaz de otimizar o trabalho, reduzir custos e alinhar estratégias.
A tecnologia na gestão de obras contribui para a produtividade e para a organização dos canteiros, por exemplo. Os dispositivos móveis também são muito úteis para controlar as atividades realizadas e evitar perda de tempo, assim como erros financeiros e operacionais.
Agora ficou claro como fazer a administração de obras e alcançar excelentes resultados. Assim, o ritmo intenso das atividades pode ser acompanhado de perto e o que não estiver funcionando conforme o esperado consegue ser redirecionado dentro de estratégias controladas pelo planejamento. Tudo isso devidamente alinhado, conforme as expectativas de orçamento.
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