A sua empresa trabalha com foco na eficiência operacional, ou de forma orgânica? Vocês sabem exatamente o que ela abrange? Se não, talvez estejam perdendo receita e deixando de bater metas. A eficiência operacional é um conceito que tem ligação direta com a melhoria contínua dos processos, possibilitando que a empresa produza mais, com menos — sem perder qualidade.
Ao contrário do que muitos possam pensar, a busca pela eficiência operacional não deve ser uma medida corretiva, implementada apenas quando a empresa estiver com os números baixos. Pelo contrário, mesmo que a empresa esteja atingindo as metas, os gestores devem buscar soluções para que os processos sejam ainda mais otimizados e o processo de melhoria contínua se torne natural.
Neste post, vamos entender melhor esse conceito, como medi-lo e dar os primeiros passos para a sua implementação. Confira!
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O que é eficiência operacional?
Podemos defini-la como uma métrica que busca a otimização de todos os processos que uma empresa produz e da atuação de sua equipe.
Diferentemente dos indicadores utilizados de forma tradicional pelas empresas, a eficiência operacional não tem como objetivo principal o alcance de metas. Aqui, a simplificação das operações é essencial para que as empresas consigam oferecer os melhores serviços, com preços competitivos, ao mesmo tempo em que reduz custos e despesas desnecessárias.
A busca de eficiência operacional não é uma iniciativa isolada e única, o gestor deverá buscar a automação de processos paralelamente a ações para otimizar a gestão de pessoas, o trabalho da equipe, as finanças e a tecnologia. Tudo isso de forma coordenada, sem que a empresa perca qualidade.
Quais os principais exemplos de eficiência operacional?
Bem, já entendemos que a ideia central está no foco da entrega de produtos de maior qualidade aos clientes, com a empresa gastando menos e produzindo mais. Isso exige a obtenção do máximo valor dos recursos, com uma redução significativa dos desperdícios.
Nas empresas de manufatura, por exemplo, a busca por uma produção eficiente é fundamental. Para isso, os gestores devem sempre buscar a eficiência dos equipamentos e processos, para que a empresa atinja um bom nível de produção de produtos de qualidade, com tempo e dinheiro investidos pela corporação.
A grande questão é: se a empresa de manufatura bate as suas metas, onde mais o gestor pode ajustar para aumentar a produtividade? Existem algumas variáveis, por exemplo:
- verifique, junto aos recursos humanos, se existe algum profissional subutilizado;
- analise se esse profissional está na equipe certa;
- verifique se ele está em um projeto que tem a ver com o próprio perfil.
A simples mudança de um profissional de um posto para o outro pode desencadear um aumento de produtividade e a redução de custo que a zona de conforto dos bons resultados pode impedir você de constatar.
Quer outro exemplo? Mesmo que a empresa esteja com resultados dentro do esperado, pode ter pontos de ociosidade que costumam comprometer a melhoria dos seus resultados.
A empresa pode estar com profissionais parados por constantes problemas em máquinas ou por um processo paralisado. O excesso de burocracias internas também pode fazer com que a equipe sempre precise esperar a assinatura de documentos para começar a trabalhar. Cada minuto esperado, quando somados, a longo prazo, pode custar tempo e dinheiro.
Qual a importância da eficiência operacional?
Agora que já entendemos o conceito de eficiência operacional e sabemos que ela contribui para redução de desperdícios e aumento da produtividade, vamos entender a importância dessa medida para as empresas.
Quando o gestor implementa a eficiência operacional em sua companhia, passa a ter uma visão mais ampla do próprio negócio, compreendendo a fundo o que vale a pena, e o que não. Além disso, esse processo pode ser o limite entre o lucro e o prejuízo.
Quando os processos de uma organização acontecem de forma correta, ela funciona de maneira precisa, como um relógio. Porém, o contrário disso representaria um aumento de despesas evitáveis, produtividade abaixo do potencial e queda na qualidade de produtos e serviços — o que resulta em resultados abaixo do esperado para o investimento.
Em suma, a instituição que investe no conceito e o põe em pratica consegue identificar os problemas antes que eles se tornem uma “bola de neve”, além de aumentar os resultados com o melhor custo-benefício.
Como calcular o índice de eficiência operacional?
Apesar de falarmos em cálculo, ninguém precisa ser um gênio da matemática para calcular esse índice. Para isso, o gestor precisará apenas saber o custo das entradas e o retorno das saídas.
Mas o que são entradas e saídas? Veja abaixo:
- entradas — representam os custos, tempo gasto, trabalho aplicado e os colaboradores envolvidos nos processos;
- saídas — são os produtos e serviços que a empresa oferece.
Assim, a eficiência operacional da sua empresa acontece quando há investimento nas entradas e consegue um retorno com os produtos ou serviços maior do que os investimentos que foram realizados. Por isso, podemos definir que a eficiência operacional garante que os seus investimentos produzirão um retorno sustentável, ou seja, quando a empresa atinge a máxima eficiência, consegue atingir o retorno nos seus investimentos.
Como atingir eficiência operacional?
Para atingir a eficiência operacional, é muito importante que o gestor mapeie todos os processos e as atividade dos colaboradores, para saber se geram lucro, entregam produtos de qualidade e estão empenhados na redução de desperdícios.
Ao fazer o mapeamento e identificar os pontos de atenção, a empresa poderá adotar as seguintes medidas:
- engajar a sua equipe — para atingir e promover o aumento da eficiência operacional, é necessário que os colaboradores “vistam a camisa da empresa”;
- negociar com os fornecedores — a boa negociação com os fornecedores da empresa é peça chave e pode fazer com que a empresa gaste menos e receba melhores produtos;
- manter os equipamentos funcionais — a atualização dos equipamentos, por troca ou manutenção preventiva, mantém a produtividade contínua da empresa;
- verificar a atuação dos colaboradores — colocar os colaboradores nas funções certas pode fazer com que a empresa ganhe em desempenho, sem elevar o custo;
- adotar a cultura data driven — o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado; por isso, para uma maior eficiência geral, é necessário utilizar os dados como fonte de tomada de decisão.
Como vimos, uma empresa que investe na garantia da eficiência operacional, consegue extrair o máximo de seus equipamentos e de sua equipe, sem elevar os gastos — na verdade, é possível, até, reduzir custos, apenas com movimentações estratégicas.
Uma das formas de atingir a eficiência operacional é escolhendo bons fornecedores e atualizando equipamentos. A Armac pode ser esse parceiro que vai elevar a sua produtividade, pois contamos com uma equipe pronta para atender as demandas de sua empresa, com equipamentos modernos e confiáveis, para garantir que seu trabalho nunca pare.
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