Para qualquer empresa voltada para a indústria o objetivo principal é sempre vender o máximo de seus os seus produtos, contudo, ainda há uma meta paralela a cumprir: a redução de custos. A gestão de facilities na indústria, por exemplo, é uma forma de quebrar esse conflito de interesses.
Afinal, em muitos casos a empresa, para obter lucro, precisa aumentar seus gastos e logo, não consegue reduzir as despesas.
Pensando nisso, resolvemos fazer um guia explicando tudo o que você precisa saber sobre a gestão de facilities. Abordando as melhores estratégias para se utilizar os recursos financeiros sem desperdícios. Confira!
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1. O que é gestão de facilities na indústria?
O conceito básico da gestão de facilities tem a ver com um tipo de prestação de serviço bem comum no mercado: das empresas terceirizadas. Basicamente, quando estamos falando de facilities, nos referimos a companhias que contratam outros negócios para realizarem funções que direta ou indiretamente ajudarão a manter as suas operações.
Em outras palavras, é a contratação de empresas terceirizadas, na qual designa funcionários ou equipamentos para cumprir funções específicas. A expressão facilities vem da palavra facilidade, pois a ideia é que essas soluções facilitem o dia a dia do negócio. Alguns exemplos de serviços desse tipo são:
- análise de pessoas: voltado para o setor de RH, esse é um serviço de coleta e análise de dados dos funcionários a fim de definir seus perfis e ajudar a gestão a conhecer melhor os seus empregados. É possível monitorar seu desempenho, os resultados, e muitas outras informações;
- drones: esses dispositivos são muito conhecidos para quem trabalha com a produção de vídeos, mas ultimamente, são usados para outros fins, como entregas de produtos de lojas online. Eles também podem ser utilizados para inspecionar problemas de instalação de uma fábrica, fazenda etc.
avaliação de desempenho: como destacamos no tópico sobre análise de pessoas, uma terceirizada pode ser contratada para monitorar os funcionários. Empresas que têm colaboradores que operam a distância, como as áreas de transporte, logística e até voltada ao estoque de gestão no agronegócio, contratam esse serviço, conseguem ter acesso ao comportamento do funcionário através de sensores acoplados nos crachás, por exemplo.
2. Como a gestão auxilia na busca por melhores resultados?
Toda a empresa está buscando resultados, mesmo quando está diante de uma crise, a tendência é a busca pela solução ou, pelo menos, para se sair ileso até que tudo se normalize. Essa procura tende a fazer com que a gestão vá atrás de estratégias que possam garantir não só que se chegue ao objetivo, mas que também se tenha uma lucratividade durante esse percurso — a gestão de facillities é uma dessas iniciativas.
A terceirização de atividades que não sejam a função principal da empresa, principalmente no setor industrial, é uma maneira de direcionar os recursos e garantir que as outras atividades sejam feitas com mais profissionalismo, sendo o suporte para que a companhia opere com segurança.
Veja, um empreendimento que terceiriza, por exemplo, a análise de dados, consegue economizar tanto em termos financeiros, quanto investe em desempenho. Visto que ele não precisa arcar com todos os encargos necessários de contratação e também de investimento em ferramentas e treinamento. Ao mesmo tempo, tem uma resposta completa, já que o serviço é feito por profissionais experientes da terceirizada.
Não só nesse tipo de trabalho, é muito comum que as empresas terceirizem serviços de limpeza, copa, etc. Processos básicos para o funcionamento de qualquer companhia e que, se malfeitos, indiretamente afetam o desempenho de todos. Portanto, a gestão de facilities auxilia nos resultados do negócio oferecendo o suporte necessário para que a empresa atinja seus resultados.
3. Quais são os desafios da gestão facilities?
Apesar de fornecer a base para que a empresa possa realizar suas operações com segurança e agilidade. A gestão de facilities é um processo que necessita de cuidado. O gestor, encarregado de monitorar essas contratações, deve estar ciente que há desafios e que, se eles não forem administrados, pode indicar um fracasso na terceirização.
Um dos principais é a organização das demandas de diferentes serviços, afinal, a empresa contratada se reportará ao gestor tanto para consulta de informações, quanto caso algo dê errado. Além desse desafio, existem outros que merecem a atenção. A seguir, vamos entender melhor. Continue!
Administração dos contratos
Dependendo do tamanho da empresa e também de sua necessidade, diversos serviços podem ser acoplados ao dia a dia da companhia. Não é incomum que além de contratar companhias terceirizadas, também se contrate profissionais a parte e equipamentos para locação. Tudo isso gera contratos e outras questões de admissão que precisam ser administradas pela equipe de facilities.
Aliás, isso é um ponto importante, a empresa já deve definir um grupo de funcionários que serão responsáveis por cuidar das contratações e monitorar as terceirizadas. Fatores como prazos, renovações e também valores deverão ser observados, além das questões legais, já que cada tipo de profissão tem normas específicas.
Falta de mão de obra qualificada
No processo de busca por encontrar a empresa terceirizada ideal, a contratante terá que lidar com os desafios de achar mão de obra qualificada. Isto porque, existem de fato, diversas opções e cada uma delas têm níveis diferentes de resultados. O que fazer? A pesquisa será uma aliada nesse processo, avaliando principalmente não só o que essas empresas oferecem, mas qual é a sua reputação no mercado e com os clientes.
Outra dificuldade será monitorar o desempenho da contratante, alguns serviços exigem um conhecimento mais aprofundado da gestão de facilidades justamente para analisar as diferenças entre um bom ou mau trabalho. Por exemplo, na locação de equipamentos, será fundamental que algum membro da equipe entenda das características dessas máquinas.
Alta rotatividade
Esse é um desafio que não só atinge as terceirizadas, mas a própria configuração de funcionários da empresa pode ser um problema para a contratante. No caso das facilities, a questão se estende no fato de que os profissionais não podem só ser bons em suas funções é preciso que eles se adaptem à rotina do negócio.
É fundamental para certos serviços que exista uma sinergia entre todos os colaboradores para que o ambiente de trabalho seja harmônico e que haja menos rotatividade de funcionários.
Cuidado com o meio ambiente
Não serão todas as terceirizadas que precisam dessa atenção em relação ao meio ambiente, pelo menos, não diretamente. Entretanto, o uso de recursos que afetam a natureza está relacionado a diferentes funções. Desde o uso de energia elétrica, aquisição de matérias e ferramentas de escritório, passando por processos mais pesados, como o uso de máquinas e outros equipamentos.
Tudo tem uma relação importante com a forma como consumimos recursos do ambiente e, hoje em dia, ser sustentável, não é mais uma questão de minoria, é uma responsabilidade de todos. Nesse quesito, é imprescindível que a contratante tenha estratégias voltadas à economia desses meios e que mantenha a contratada sob essa supervisão, além de destinar ações voltadas a preservar o meio ambiente.
Atenção aos custos
De maneira geral, a contratação de uma terceirizada pode gerar uma economia para a empresa. No entanto, isso não acontece nos primeiros momentos, principalmente, no processo de contratação. O desafio aqui é entender que, muitas vezes, contratar não utilizando apenas o preço baixo como critério pode fazer toda a diferença no resultado.
Logo, é preciso manter o equilíbrio nas contas, mas não deixar de pensar na qualidade. Às vezes, gastar mais no início é a garantia de se chegar ao objetivo e conseguir maior lucratividade a longo prazo.
4. Quais são os motivos para investir na gestão de facilities na indústria?
Se a empresa consegue lidar bem com os desafios que administrar a facilities pode proporcionar para o negócio, ela consegue garantir benefícios que afetarão profundamente os seus resultados. Neste tópico, vamos mostrar o que essa iniciativa pode trazer para a sua empresa. Vamos lá?
Qualidade no serviço prestado
Um ponto bastante interessante sobre a gestão de facilities e, consequentemente a contratação de empresas terceirizadas, é o que isso pode trazer em relação aos resultados. A contratante terá em suas mãos profissionais altamente qualificados, pessoas com experiência e que são capazes de fornecer o melhor.
Além disso, é importante destacar que os processos de facilities não estão relacionados apenas ao serviço, manutenções preventivas, disponibilidades de ferramentas e até a estrutura pode ser garantido nesses serviços.
Redução de custos
Falamos sobre a possibilidade de gastos iniciais com a contratação de uma terceirizada. Entretanto, a longo prazo, o equilíbrio e até redução de custos é uma característica bastante percebida.
Contratações, manutenções, treinamentos são processos que não são da responsabilidade da contratante, de modo que a única preocupação é pagar pelos serviços prestados e receber os resultados. Esse fator gera uma economia financeira muito boa para a empresa, gerando a oportunidade de destinar essas quantias para áreas mais necessitadas do negócio.
Profissionais especializados
Um dos destaques dos serviços de terceirizadas está justamente na contratação de profissionais especializados no assunto. Afinal, durante a procura por bons empregados, a grande dificuldade é encontrar pessoas que tenham as qualificações necessárias para a função. Mais do que isso, que tenham experiência suficiente para lidar com os imprevistos de forma que a gestão possa confiar no trabalho oferecido.
Permite foco na atividade-fim
Essa é uma vantagem bem associada à contratação de terceirizadas: a diminuição de responsabilidades da empresa. Isso porque alguns serviços exigem mais do que só contratar, é preciso constantemente avaliar o desempenho do que foi oferecido. Isso não seria um problema se fosse uma área com relação direta com o foco da empresa.
Contudo, alguns setores, apesar de serem essenciais para o funcionamento do negócio, não tem uma relação direta com o que a empresa produz ou oferece. A terceirização dessas áreas é uma forma de garantir que a contratante possa se concentrar nas atividades fins, em funções que estão ligadas totalmente ao sucesso da corporação.
Prepara a empresa para as crises
Ter outra empresa como suporte para as atividades do negócio é uma maneira de garantir que a longo prazo, a companhia tenha recursos suficientes para lidar com crises externas. O conhecimento e qualificações fornecidas, garante que a empresa esteja atualizada em relação ao que é exigido no mercado. E consiga rapidamente se adequar e passar por momentos menos favoráveis com maior segurança.
Redução de problemas nos equipamentos
Por fim, uma das principais vantagens da gestão de facilities está não nos serviços oferecidos, mas em como garante manutenções e atualizações periódicas dos equipamentos.
Dependendo do setor e do que é contratado, a empresa não precisa lidar com a responsabilidade de garantir ferramentas adequadas para a função. Cabendo a terceirizada cuidar desses aspectos e, por padrão, é comum que essas companhias tenham equipamentos atualizados e invistam no que há de melhor no mercado.
5. Como escolher uma terceirizada de qualidade? Descubra.
As vantagens de contratar uma terceirizada podem ser bastante estimulantes, mas como apresentamos no tópico sobre desafios, isso não é uma garantia que os resultados serão alcançados. Até porque, esse é um tipo de contratação que tem um impacto grande na rotina e na capacidade de lucro do negócio.
Portanto, é preciso definir alguns critérios para escolher com qualidade esses serviços. Afinal, ninguém quer ter que trocar todo um setor, pois descobriu que suas necessidades não são bem atendidas. Vamos entender o que é preciso analisar.
Atenção a legislação
Na busca por encontrar uma terceirizada que atenda as necessidades do negócio, a gestão pode ficar muito empolgada com as qualificações, mas esquecer de um fator essencial para a contratação: a legalidade.
Já adiantamos que não é incomum encontrar companhias que ofereçam bons preços, mas que sejam ilegais em algum aspecto. Desde o alvará de funcionamento, até cumprir as leis trabalhistas com os seus funcionários. Mesmo que a contratante não tenha uma relação direta com esses aspectos, essa situação pode prejudicá-la.
Saiba que de acordo com a legislação trabalhista, se a empresa terceirizada não tiver condições de arcar com as despesas, compete a contratante cuidar desses valores. Sendo assim, é fundamental analisar a índole da terceirizada e também, estar atento se ela tem capacidades financeiras para lidar com essas questões.
Veja o histórico da empresa
Tanto em questões legais, quanto para avaliar o desempenho da sua próxima contratação, o histórico contém informações importantes para tomada de decisão. Entenda que essa relação pode durar semanas ou meses, como ser uma parceria de anos. Portanto, é fundamental este cuidado antes de fechar um contrato.
Procure conversar com outras empresas que já foram atendidas, pergunte quais foram os resultados obtidos, como foi o atendimento, suporte, etc. Dessa forma, você consegue ter uma boa ideia se a sua escolha é segura ou não.
Avalie os profissionais
Você deverá avaliar a empresa como um todo, mas também seus funcionários, nível de experiência e no caso de uma companhia de locação, seu maquinário. Sim, a tendência é que o serviço seja sempre qualificado, mas existem exceções. Haverá terceirizadas em que alguns de seus profissionais não estarão tão qualificados ou não têm experiência suficiente.
Uma característica que pode indicar esse problema serão empresas que cobrarão muito barato. Geralmente, não há um investimento no treinamento e, consequentemente, os funcionários são despreparados. Desconfie e pesquise sobre os colaboradores dessa empresa, a terceirização é sim uma maneira de ter um custo-benefício vantajoso, contudo é um investimento e deve mostrar resultados.
Cautela com os equipamentos
Essa é uma dica que atinge especialmente a contratação de empresas que fornecem ferramentas ou máquinas. É bem provável que nesse tipo de contratação, o investimento será além do financeiro, será preciso que a gestão saiba muito bem o que quer. Qual é o estado que o equipamento precisa estar para oferecer um bom desempenho?
Logo, deverá contar com um profissional que entenda dessas ferramentas para poder avaliar o que é oferecido pela terceirizada. Tanto conhecer quais são as últimas atualizações, como entender quando o valor da locação está acima do que é oferecido.
6. Como a locação de equipamentos ajudam em diferentes setores?
Existe um setor de facilities voltado a garantir equipamentos de qualidade para empresas. Dessa maneira, a contratante economiza seus recursos e obtém os mesmos resultados, além de garantir acesso às melhores ferramentas. Esse tipo de contratação também garante:
- manutenções ágeis: comprar um novo equipamento tem um prazo de validade. Dependendo da máquina, a manutenção de fábrica está garantida apenas por seis meses. O que significa muito pouco tempo até mesmo para a ferramenta apresentar algum defeito. Logo, a empresa terá que arcar do seu próprio bolso para realizar as correções necessárias e, em alguns casos, até comprar uma nova. Isso não acontece quando se faz o aluguel de equipamentos, afinal, o serviço de manutenção preventiva já está embutido no contrato e é de responsabilidade da contratada. Além de o suporte não ter um prazo de validade, valendo enquanto a companhia utilizar os serviços;
- disponibilidade imediata: equipamentos, principalmente, de grande porte, como escavadeiras, tratores caminhões etc, necessitam em sua maioria serem encomendados previamente. Dependendo da necessidade e do número, isso deve ser feito muito antes do uso para garantir que eles estejam disponíveis. Essa incerteza pode gerar problemas para o negócio afetando a produtividade. Umas das principais vantagens em contar com uma empresa de locação é justamente não ter que se preocupar com esse detalhe. A terceirizada se encarregará de fornecer os equipamentos necessários, assim que o contrato for fechado, garantindo que a empresa evite atrasos e tenha o suporte necessário para realizar suas operações;
- equipamentos atualizados: muitos equipamentos exigem atualizações constantes, máquinas de grande porte, às vezes, necessitam de troca de peças, outras, é preciso substituí-las por completo. Isso não só gera um custo, mas um retrabalho em pesquisas e testes para realizar esse processo corretamente. Essa questão não seria um problema se não gerasse mais custos, além de atrapalhar a função principal do negócio. A escolha do aluguel é uma das melhores maneiras de se prevenir contra essa possibilidade. Primeiro por garantir que a companhia tenha acesso aos melhores equipamentos do mercado e segundo, por assegurar atualizações, já que isso ficará a cargo da empresa terceirizada.
7. Entenda os impactos da gestão de facilities no ganho de competitividade
Estar no mercado administrando um negócio é se colocar à frente de diversos riscos: de a empresa quebrar, de faltarem recursos para a produção, de crises externas e de disputar espaços com outras companhias. A competitividade é uma característica típica da economia como a conhecemos, através dela é que indústrias são estimuladas, negócios geram novas soluções e se obrigam a oferecer mais produtos de qualidade.
Entretanto, ao mesmo tempo que esse é um aspecto importante, ela também pode gerar dificuldades ao negócio. Muitos não estão preparados para atender as demandas e não tem o mesmo nível de seus concorrentes. Seja por falta de investimentos, por não terem funcionários competentes suficientes ou experiência.
Logo, encontrar estratégias que facilitem a longevidade no mercado é essencial. Investir em serviços terceirizados é, em muitos casos, a solução para estar no mesmo nível que grandes concorrentes. Porém, além disso, ter um sistema de gestão voltado para facilities é ser realista perante as demandas.
É uma forma de manter todas áreas, mesmo as que não pertencem a empresa, alinhadas e caminhando para o mesmo objetivo, garantindo o funcionamento do negócio e que os recursos sejam bem aplicados sem desperdícios.
Falamos durante este guia sobre os principais pontos da gestão de facilities na indústria, um processo importantíssimo para empresas do ramo. Um tipo de investimento que garante que toda a eficiência operacional do negócio possa ser realizada de maneira profissional.
Principalmente, em casos que facilities têm relação direta com as operações da companhia, elas garantem a base para que o dia a dia e oferecem segurança no trabalho, como é o caso da locação de equipamentos. Uma área fundamental para quem está procurando melhor desempenho com um custo adequado.
Nesse sentido, queremos apresentar os serviços da Armac, somos uma empresa de locação de maquinário de grande porte voltada para oferecer o melhor no ramo. Nossos equipamentos são atualizados e nossos profissionais especializados para oferecer o suporte necessário.
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