Picking: o que é e como esse conceito é aplicado à logística?

  • Logística

A logística é um setor que envolve muitas etapas na cadeia de suprimentos. Trata-se de uma área tão estratégica quanto operacional, sendo fundamental para manter a indústria competitiva e operante. Por isso, hoje, focaremos em uma etapa: o picking.

Em suma, essa etapa, que corresponde à separação de pedidos envolve altos custos e, por isso, deve ser bem-planejada, sendo um dos estágios do processamento de pedidos que mais merecem atenção. Vejamos mais sobre o assunto!

1. O que é picking?

Picking (ou order picking) é um termo inglês que está relacionado à coleta de mercadorias no armazém ou no estoque de uma organização. É uma etapa também conhecida como separação, preparação ou montagem de pedidos.

Dica: use esse momento para implementar estratégias de melhoraria da produtividade, otimizando custos e gastos. Aplique os melhores métodos com a finalidade de tornar o trabalho de montagem de pedidos mais eficaz.

2. Como funciona?

Para implementar o picking, é preciso reunir elementos que sejam eficientes e adequados ao ritmo das operações e dos objetivos da indústria, como:

O sistema se desenrola em quatro partes, que são:

  • localização;
  • coleta;
  • movimentação;
  • documentação do processo.

Depois de comunicada a venda da mercadoria, os profissionais que trabalham no estoque devem estar organizados para identificar rapidamente o item no estoque e direcioná-lo para a expedição quanto antes.

Diante dessa descrição, aparentemente o processo é fácil, mas quando falamos em indústrias e empresas muito grandes, a situação não é tão simples assim. Elas têm grandes galpões e, muitas vezes, muitos centros de distribuição. Cada CD tem sua própria rotina de trabalho, seus próprios horários.

Dessa forma, a movimentação durante a preparação dos pedidos pode gerar confusão e ineficiência caso a equipe não se encontre devidamente preparada e nem seja aplicada a metodologia mais adequada, nem adotados os processos concernentes.

3. Quais os tipos existentes?

Há diferentes tipos de picking. Para ambientes mais limitados, o ideal é o método discreto. A medida em que a indústria cresce, outros tipos se fazem necessários e devem ser adaptados a operações e modelos de negócio diferentes. Veja abaixo os principais modelos.

3.1. Picking discreto ou por pedido

É o tipo básico de picking: os itens ficam dispostos em prateleiras imóveis ou em racks de palete. Os itens que compõem o pedido são coletados individualmente até que ele esteja completo. Esse é um método em que o trabalhador pode utilizar um carrinho ou instrumentos que facilitem a movimentação pelo armazém.

O planejamento é realizado de modo que, ao concluir a coleta de um pedido, o operador não fique muito distante do ponto de origem e que as mercadorias com maior demanda fiquem sempre mais acessíveis para diminuir o período de coleta.

Nesse tipo de picking, apenas um funcionário coleta a nota fiscal, faz a separação do pedido, a revisão, a embalagem e a liberação do envio, sem pausa entre uma operação e outra.

A possibilidade de erros é menor porque existe somente um documento para cada ordem de separação de mercadorias. Por outro lado, não é um método muito produtivo, pois exige mais deslocamentos. Ainda assim, ele pode ser eficaz em indústrias com:

  • baixo número de pedidos;
  • pedidos volumosos (com muitos itens cada um).

3.2. Picking por área, zona ou departamento

O picking por área, zona ou departamento caracteriza-se pelo fato de que cada operador se responsabiliza por separar itens de uma determinada área. Cada área é uma unidade de manutenção de estoque (SKU). Assim, quando um pedido chega ao estoque, os operadores separam os produtos de cada zona e a ordem só é fechada após a conclusão de todas as coletas.

Recomenda-se a presença de um ou mais funcionários para fazer a revisão da separação final. Eles conferirão se todos os itens coletados estão corretos, conforme a quantidade e as características pedidas (dimensões, cor, modelo, marca e outras coisas).

Como cada zona tem um funcionário especializado, há economia de tempo. O operador de cada zona já conhece bem os itens e suas localizações. Porém, é preciso mais de um funcionário para realizar o trabalho e a margem de falhas é um pouco maior que a do método discreto.

Esse método pode ser mais eficaz nas indústrias com:

  • grande quantidade de SKUs;
  • número total de pedidos elevado;
  • volume por pedido de baixo a moderado.

3.3. Picking por lote

Nesse caso, diferentes produtos são reunidos em um lote e existe um operador que se responsabiliza por pedidos específicos.

Depois que certa quantidade de pedidos é reunida, ele vai separando os itens que eles têm em comum. Por exemplo: há cinco pedidos com as seguintes especificações:

  • 1º pedido: 3 unidades do produto X, 4 unidades do produto Y e 2 unidades do produto Z;
  • 2º pedido: 2 unidades do produto Y e 2 unidades do produto Z;
  • 3º pedido: 4 unidades do produto X, 1 unidade do produto Y e 3 unidades do produto Z;
  • 4º pedido: 3 unidades do produto Z;
  • 5º pedido: 1 unidade do produto X, 2 unidades do produto Y e 2 unidades do produto Z.

Nesse caso, ela coletará, de uma só vez, 8 unidades do produto X, em seguida, 9 unidades do produto Y e, finalmente, 12 unidades do produto Z. Após isso, distribua cada pedido às respectivas unidades. A margem de erro é um pouco mais alta porque o trabalho é feito por apenas um operador, que pode se confundir na hora de separar e organizar os pedidos.

O ganho de produtividade acontece durante o deslocamento do colaborador. Caso a quantidade de itens estocados seja baixa, a tendência é aumentar a produtividade. Trata-se de uma solução recomendada para indústrias com uma quantidade baixa ou média de itens e de pedidos.

3.4. Picking por onda

Trata-se de uma combinação de picking por zona e por lote. Nesse método, todas as áreas são coletadas na mesma ocasião e, na área da consolidação, os produtos são separados para a montagem de itens individuais. Nesse caso, o operador se responsabiliza apenas por um SKU, mas apenas por um período predefinido ou turno.

As características desse método são:

  • um profissional por produto;
  • mais de um profissional por pedido;
  • um produto separado por vez;
  • operação temporária para períodos em que determinadas mercadorias são comercializadas.

É um método recomendado para quando existe muita saída de produtos específicos — é o que acontece em queimas de estoque e lançamentos.

Também é eficaz em indústrias com uma quantidade elevada de SKUs e pedidos com volume entre baixo a moderado.

3.5. Brucket Brigades

Nesse tipo de picking, os funcionários trabalham de modo sincronizado conforme os pedidos são concluídos. É uma estratégia nova que foi desenvolvida para autobalancear as linhas de produção da indústria.

O autobalanceamento é feito baseando-se no aumento e redução das taxas de pedido, que são menores à medida que os funcionários encerram os pedidos.

Sempre que um operador conclui seu pedido, ele assume o próximo, que foi iniciado por outro funcionário que passará, por sua vez, para o pedido seguinte. Um benefício desse método é que não há sobrecarga de trabalho para os operadores e equipamentos, mas requer uma grande coordenação entre os funcionários. Podemos definir as seguintes vantagens desse método:

  • como a linha é autobalanceável, é desnecessário qualquer planejamento e administração;
  • devido ao autoajuste, o trabalho se desenvolve de modo flexível e rápido;
  • as atividades são divididas de uma maneira melhor entre os funcionários.

4. Por que é importante?

Por meio do picking, a indústria consegue receber mercadorias selecionadas com precisão, conforme suas demandas e especificações, em um período mais curto.

É uma consequência do alto nível de organização requerido e oferecido por essa estratégia. Quando é bem-planejado e administrado, o processo de separação de pedidos contribui para melhorar a liberação dos produtos e reduzir o período para aprovisionamento do pedido. Desse modo, podemos diminuir os gastos com armazenagem e os prazos para os clientes.

Vale lembrar que as falhas frequentes na expedição dos produtos podem causar muitos prejuízos à indústria, incluindo os financeiros e o comprometimento da imagem da indústria.

Hoje, os clientes desejam receber com eficiência e agilidade seus pedidos. Eles exigem:

  • informações instantâneas de rastreamento;
  • cumprimento dos prazos;
  • mercadorias bem-embaladas.

5. Como é aplicado à logística?

O picking é uma etapa que se segue à concretização de uma venda e antecede a expedição do produto vendido para o cliente, seja ele uma pessoa física ou uma pessoa jurídica.

Trata-se de um processo que conecta a armazenagem ao transporte. No armazém, ficam os estoques dos produtos e, durante a separação de pedidos, esses produtos são localizados, coletados e, em seguida, submetidos ao processo de packing (empacotamento dos itens).

Somente depois ocorre a expedição, ou seja, os produtos embalados são enviados para o comprador por meio de algum modal de transporte: rodoviário (o mais usado), aeroviário, aquaviário, ferroviário. Às vezes, há uma combinação de modais. Por exemplo, em uma exportação via marítima, a carga costuma ser transportada pelo modal rodoviário até o porto, de onde é transportada até seu destino pelo modal aquaviário.

A separação de pedidos também se conecta ao setor de vendas. Quando a venda é realizada, o pedido registrado do cliente é direcionado ao setor de estoque para que seja efetivado o picking.

O inventário de estoque é fundamental para que o processo de separação de pedidos seja bem-sucedido. Com a ajuda de inventários, o gestor tem ciência da quantidade de produtos disponíveis no armazém ou galpão. Saberá, assim, o momento certo de realizar novos pedidos para que cada item procurado pelo cliente nunca falte.

Quando não se faz o inventário da forma certa e com assiduidade, corre-se o risco de, na hora de separar o pedido, o operador não localizar o produto solicitado porque ele se esgotou.

Essa situação realmente é complicada, pois tende a gerar atrasos no picking e packing, na expedição e no transporte da carga. Enfim, o cliente receberá sua encomenda com atraso.

6. Como otimizar a produtividade no picking?

Para que o processo de separação de itens vendidos ganhe mais produtividade, é importante aplicar algumas estratégias e técnicas. Confira abaixo as nossas dicas.

6.1. Organize as rotinas de estoque

Mantenha o armazém organizado, com zonas de trabalho bem-definidas e estruturadas, com boa sinalização. A estrutura deve contar com telefones fixos, computadores, impressoras, máquinas para movimentação interna e outros acessórios úteis.

As atividades devem seguir uma sequência organizada. Algo que não se deve fazer (mais ainda se faz) é dispor o local do empacotamento distante do ponto de expedição, pois isso exige que os funcionários caminhem mais para concluir as tarefas, o que é improdutivo.

6.2. Padronize o recebimento dos itens

É necessário realizar com atenção o recebimento e o registro dos produtos em estoque. Depois de colocar o código de barras e a quantidade de itens, é necessário alocá-los no lugar certo. Isso é fundamental para tornar mais rápidas a localização e a separação dos materiais.

6.3. Dedique mais atenção aos itens que saem mais

Os itens que circulam com mais facilidade, que têm mais saída, devem ficar organizados em prateleiras de fácil acesso.

Eles devem ficar mais próximos também da área de packing e expedição, pois assim os funcionários poderão manuseá-los mais facilmente e o serviço se tornará mais prático. Já os que são menos procurados podem ficar organizados em prateleiras mais altas e mais distantes.

6.4. Automação de processos

A automação dos processos por meio da tecnologia contribui também para aumentar a produtividade no picking, que se torna mais ágil, despendendo menos recursos materiais e mão-de-obra. Aproveitar um bom sistema de gestão pode oferecer ganhos diferentes, como:

  • redução de falhas e retrabalhos;
  • mais rapidez na finalização das atividades;
  • diminuição de gastos;
  • integração entre as áreas;
  • maior competitividade;
  • mais produtividade.

A automação pode ser usada de forma direta ou indireta no processo de separação de pedidos. Um sistema ERP ajuda na manutenção do estoque e na execução de um bom serviço.

É um software que integra processos e operações, que permite visualizar informações importantes em tempo real. Isso torna mais fácil a efetivação dos inventários e a gestão de riscos.

Além disso, é possível emitir pedidos automaticamente com diferentes tecnologias. Vamos conferir algumas delas.

6.4.1. Voice pick

O voice pick é uma tecnologia que se baseia em terminais informáticos que realizam o reconhecimento por voz. Com ela, podemos passar instruções e cumprir ordens somente por meio da verbalização de um profissional.

6.4.2. Pick by light

O pick by light é uma solução em que números e luzes informam ao funcionário a posição em que será feita a coleta e o total de unidades do item solicitado.

6.4.3. Leitor de código de barras

O leitor de código de barras é uma ferramenta que ajuda a otimizar o tempo de trabalho e a reduzir falhas no estoque e no picking. É uma solução usada na maioria das indústrias, sejam pequenas, médias ou grandes.

6.4.4 Impressão em ZPL

A impressão ZPL permite imprimir etiquetas e notas fiscais em grande quantidade e em sequência, intercaladas ou com outras formas de organização.

Assim, o processo de preparação dos pedidos pode ficar mais rápido. Hoje em dia, alguns marketplaces permitem ao vendedor administrar seu trabalho e fazer impressão ZPL.

6.5. Reduza o uso da documentação física

Soluções como código de barras e QR code facilitam o picking. Documentos em papel deixam o processo mais lento, pois o funcionário precisa suspender a tarefa para interpretá-los.

Os papéis também são mais vulneráveis a falhas quando comparamos ou reunimos informações.

6.6. Defina o endereçamento logístico

Já falamos sobre o quanto é importante a sinalização no armazém. O gestor deve adotar critérios eficientes de endereçamento para os corredores, níveis e colunas porque otimiza a alocação dos itens no estoque, torna mais fácil a localização e melhora a produtividade. O endereçamento permite que o operador se familiarize com os locais onde estão situados os produtos.

6.7. Monitore a operação

Outra ação necessária é o monitoramento dos resultados. O acompanhamento de todos os processos logísticos, como a separação de pedidos, ajuda a identificar quais são as tarefas que estão sendo realizadas e os possíveis erros.

O monitoramento ainda melhora a imagem da indústria perante o mercado. Geralmente, o acompanhamento dos resultados é essencial para que a capacidade produtiva do negócio seja aprimorada.

7. Como o uso da empilhadeira pode ajudar?

Os equipamentos tornam a logística mais estratégica. No caso do picking, a empilhadeira é uma máquina muito importante. Entenda os motivos abaixo.

7.1. Proporciona eficiência e rapidez na movimentação dos itens

Quando as empilhadeiras entram nas atividades de picking, a eficiência operacional é maior — especialmente no que se refere à rapidez na movimentação dos itens estocados.

Isso se torna possível com a obtenção de dados por meio do sistema de gestão de armazém, o qual promove o acompanhamento da ergonomia e eficiência da empilhadeira, dos turnos e das horas trabalhadas, bem como permite uma visualização total das condições da frota com definição exata da quantidade de máquinas necessárias para executar o serviço.

7.2. Reduz gastos

Soluções mais aprimoradas de movimentação de itens com o apoio de estudos e investimentos na compra ou locação de empilhadeiras podem contribuir para reduzir gastos em operações de movimentação e reposição em estoques.

Outro ponto a considerar é que a redução nas falhas de estocagem aprimora a administração do armazém, com menos desperdícios — um princípio do lean logistics.

7.3. Reduz falhas

O uso de empilhadeiras reduz a necessidade de recorrer a trabalhos manuais. Os trabalhos manuais são o motivo principal das falhas, da perda de itens por causa de manuseio inadequado ou pela inaptidão na movimentação dos materiais.

Quando usamos um veículo adequado, conseguimos mais rapidez aliada à qualidade na operação. É isso que ocorre quando adotamos a empilhadeira nos serviços de picking.

8. Locação: Economia e vantagem competitiva

Diante do que falamos sobre as empilhadeiras, resta responder a uma pergunta: é melhor comprar ou locar o equipamento?

A locação de equipamentos oferece vantagens. Veja abaixo.

8.1. Alugar envolve menos gastos

Uma das mais importantes vantagens em alugar empilhadeiras é que o custo do aluguel é inferior ao preço de compra da máquina. Isso já representa economia.

Mas a economia vai além desse aspecto. Quando se compra uma empilhadeira, milhares de reais ficam imobilizados — um dinheiro que poderia ser aplicado de outra forma para fazer o negócio crescer. Pode-se refutar: mas se a empilhadeira é um equipamento valioso para o negócio, ela já é um bom investimento.

Sim, é verdade. Porém, a gestão financeira deve avaliar todas as possibilidades de economia. Se você pode ter uma empilhadeira a menores custos e, assim, otimizar seu capital de giro, isso será ainda melhor! Quando o gestor aluga o equipamento, sobra mais dinheiro para investir em outras coisas necessárias para o crescimento da indústria.

8.2. Sem custos de manutenção

A empilhadeira, como qualquer equipamento, requer manutenção. A compra do equipamento envolve o gasto com a aquisição do produto e com uma manutenção periódica.

Também é preciso considerar que, mesmo com manutenção preventiva, o equipamento pode dar algum problema. Isso significa uma intervenção emergencial, de natureza corretiva, que vai implicar em gastos não programados que podem ser muito altos.

A locação de empilhadeira não oferece esse problema, pois a manutenção é feita pela locadora parceira. Isso também é economia financeira.

8.3. Mais flexibilidade

Ao comprar uma empilhadeira, é importante conhecer bem o uso que se dá a ela, pois há um modelo de veículo adequado para cada tipo de serviço.

Caso a indústria sofra mudanças em sua configuração e passe, por exemplo, a movimentar itens mais pesados, acima dos limites suportados pelo modelo comprado, ele não será mais eficiente e, portanto, ficará subutilizado. Será preciso adquirir outro veículo.

No caso da locação, basta solicitar a substituição por um modelo mais adequado e assumir os custos com o novo aluguel. A flexibilidade é importante, principalmente para acompanhar o crescimento do negócio ou suas novas necessidades.

Considere ainda que, se o veículo alugado apresentar algum problema, ele pode ser imediatamente substituído. Não é preciso recorrer à manutenção corretiva e ficar com o equipamento ocioso até o final do conserto.

8.4. Vantagem competitiva

Diante da maior economia gerada e da maior produtividade (sem períodos ociosos para manutenções corretivas ou para aquisições de novos veículos), a indústria certamente ganha vantagem competitiva sobre as demais indústrias do ramo.

O processo de picking bem-estruturado é muito relevante para a logística porque economiza tempo de trabalho, diminui o tráfego de funcionários, veículos e equipamentos, e promove a satisfação do cliente, contribuindo para aumentar a margem de lucro do negócio.

O que pensa sobre o picking? Já utiliza equipamentos adequados para realizar esse processo? Aproveite o momento e conheça as máquinas para locação da Armac. Para que comprar, se você pode ter todos os benefícios de alugar?